Workday が、あなたの履歴書をアップロードした直後に何をするか

手短に言えば、コピーできるものはフォームの項目にコピーし、2つの項目は意図的にスキップし、半分だけ埋まったフォームを修正のためにあなたへ返す。そして一部の雇用主では、そもそも動作していない。雇用主自身がその機能をオフにしているからだ。

最後の部分こそ知っておく価値がある。それによって、Workdayに関する最もよくある不満の見方が変わるからだ。履歴書をアップロードしたのに、結局11年分の職歴を手打ちで再入力する羽目になったとき、たいていの場合、あなたが遭遇しているのは壊れたパーサーではない。その会社の人事チームが下した設定上の判断なのだ。

それを動かすかどうかは雇用主が決める

Workdayの管理者向けドキュメントには、これがはっきりと書かれている。組織は「社外候補者向けに、履歴書解析を非表示にするよう応募テンプレートを設定できる」というのだ。

これを応募者の立場からもう一度読んでみてほしい。同じソフトウェアでも、2つの異なる会社ではまったく違う振る舞いをする - - 一方は6つの項目を自動入力し、もう一方は空のフォームと添付欄だけを渡してくる。どちらもバグではない。一方の雇用主は社外応募者向けに解析機能をオンのままにし、もう一方はオフにしていた、というだけのことだ。

つまり、あなたが経験してきたばらつきは実在するものであり、あなたのファイルのせいではなく、フォームが空のまま返ってくる応募について何か直すべき点があるわけでもない。これを知っておく価値があるのは、単に、それを自分の履歴書のせいにするのをやめられるからだ。

何を埋めてくれて、何を頑なに埋めないのか

解析が実行されると、Workdayは「履歴書からフィールドに情報を入力し」、その後「履歴書データを確認できるようにする」 - - この確認ステップは設計の一部であり、失敗を認めているわけではない。パーサーは提案し、あなたが確認する、という関係だ。

このドキュメントは、何をするかよりも、何をしないかについてより具体的に書かれている。Workdayは「非表示に設定したフィールド、または次のフィールドは自動入力しない。言語とスキルだ」と明記している。

Workday's parsing, as its own documentation describes it

The admin guide names the exclusions explicitly and leaves the inclusions general - which is itself informative about what to check.

	What Workday does	What it means when you apply
Form fields	Populates them, then presents them for review	Proof-read before typing; the review step is by design
Languages	Never auto-filled	Fill it by hand, every time
Skills	Never auto-filled by the parser	Fill it by hand - this is what recruiters filter on
Fields the employer hid	Never auto-filled	You cannot tell which those are; check everything
Consistency	"Results can vary based on resume format and order of words"	A layout problem, not a you problem
Whether it runs at all	The employer's choice, per application template	An empty form may mean parsing was switched off

「言語」と「スキル」が恒久的に除外されているという事実は、見た目以上に重要だ。まさにこの2つこそ、採用担当者が絞り込みに使うフィールドだからだ。他の項目がすべて埋まっているように見えるからといってこの2つを読み飛ばしてしまうと、採用担当者が最も使いそうな絞り込みからは見えない応募を提出してしまうことになる。

「結果は履歴書のフォーマットや単語の並び順によって変わり得る」

これはWorkdayのガイドからの直接の引用であり、このベンダーが履歴書について書いた文章の中で最も役に立つ一文だ。

単語の並び順。 パーサーは文章を上から順番に読んでいく。肩書きを1つの視覚的な列に、日付を別の列に配置するレイアウトは、両者が隣接しないテキストの流れを生み出し、パーサーはどの日付がどの職務に属するのかを推測しなければならなくなる。そしてその推測は、予測可能な形で間違える。最新の日付が誤った雇用主にひも付けられ、現在の仕事が2019年に終わったことになってしまう、といった具合だ。

フォーマット。 同じガイドは「画像や画像ベースのスタイルを使わない履歴書を使用すること」を勧めている。これは見た目に関する助言ではない。画像ベースのスタイルとは、見出しがテキストではなく画像として描画されているもので - - デザイン性の高いテンプレートによくある - - パーサーはそれをまったく読み取れず、その下のセクションは見出しのない地の文になってしまう。

2段組みのテンプレートを使うファイナンシャルアナリストは、この両方の問題に同時にぶつかる。その兆候はいつも同じだ。フォームには、もっともらしい最初の1件だけが入力され、その後には何も入らない。

スキルの提案は、また別のステップだ

実はもうひとつ別のことが起きており、それを解析処理と混同することが、Workdayの動作について人々が矛盾した説明をしてしまう原因になっている。

応募後、Workdayは応募内容と履歴書の中身を評価し、スキルを提案してくる。これは残すことも削除することもできる。これはフィールドの解析とは別の仕組みであり、あなたが編集できる推奨事項であって、その雇用主における他の職種にあなたを浮かび上がらせるマッチング処理に反映される。

実務上の帰結はささやかだが、後になって効いてくる。送信する前に、その提案をクリックで流さずにきちんと読むことだ。それは、その会社のシステムが以後のあらゆる求人についてあなたをどう特徴づけるかを決めるものであり、受け入れてしまった誤った提案は、空欄よりも気づきにくい。

実際に何をすべきか

Two minutes that save twenty

The order matters: check the fields the parser never touches first, because those are the ones a recruiter filters on.

1. 1
   Upload, then stop

   Do not start typing. Read what came back first - you are proof-reading a machine, and it is faster to spot three wrong fields than to re-enter twelve.

2. 2
   Check Languages and Skills

   Workday never fills these. If the form has them and they are empty, that is expected, and filling them by hand is the highest-value two minutes in the application.

3. 3
   Check the most recent role's dates

   This is where column layouts fail. If your current job shows an end date, the parser misread the file.

4. 4
   Read the suggested skills before submitting

   Keep the accurate ones, remove the rest. They persist against your candidate record at that employer.

5. 5
   Leave the attachment alone

   The file itself is what a human opens. The form is how you are searched; the attachment is how you are read.

何度も作らされるアカウントについて

Workdayを使うすべての採用サイトはアカウント作成を求めてくるが、それは会社ごとに別々のアカウントだ - - ある雇用主でのログイン情報は、別の雇用主では何の役にも立たない。それぞれが独自のテナントを運用しているからだ。これはWorkdayを通じた応募に関して最も不満の声が多い点であり、その不満は正当なものだ。

とはいえ、恨むよりも活用する価値がある。理由はひとつだ。そのアカウントには、その雇用主におけるあなたの候補者記録が保存されており、Workdayのクイックアプライ機能は、履歴書、CV、あるいは過去の応募内容から新しい応募を自動入力してくれる。同じ会社への2回目の応募は、1回目よりも実質的に速くなり、5回目はさらに速くなる。

これは大企業を相手にする際の計算を変える。ある会社に自分が合いそうな求人が40件開いている場合、コストがかかるのは最初の1件だけで、残りは安く済む - - これは、複数の会社にそれぞれ1件ずつ応募するよりも、1つの大企業に複数の職種で応募するほうが理にかなっているという根拠になる。これは、最初のつらいフォーム入力を終えた後に人がよく自分に言い聞かせるアドバイスとは正反対だ。

その裏返しとして、間違いもまた持ち越される。ある会社への最初の応募で、段組みレイアウトのせいで現在の仕事が2019年に終わったと記録されてしまった場合、その誤りは次の応募がコピーする記録の中にそのまま残る。一度直せば、その会社での今後のすべての求人について直ったことになる。だからこそ、最初の応募での2分間の見直しは、額面以上の価値を持つ。

そもそもなぜフォームが存在するのか

苛立ちの奥にある疑問に答えておく価値がある。履歴書を持っているのに、なぜフォームがあるのか、という疑問だ。

それは、履歴書が文書であるのに対し、フォームはデータベースの1行だからだ。300人の応募者を抱える採用担当者は300枚のPDFを読んだりしない - - 経験年数で並べ替え、スキルで絞り込み、就労資格があるかどうかを確認する。こうした操作はどれも、添付ファイルに対してはできない。フォームが存在するのは、添付ファイルが検索不可能だからであり、パーサーが存在するのは、そのフォーム入力を少しでも苦痛の少ないものにするためだ。

そう捉えると、優先順位は逆転する。 添付ファイルはあなたの最高の仕事であり、これまで注いできた労力に値する。フォームはデータ入力にすぎず、そこで重要なのはただひとつ、正確で漏れがないことだけだ。スキル欄が空欄で就業日が壊れた記録に添付された、どれほど美しく書かれた履歴書も、正しい記録に添付されたごく普通の履歴書には勝てない。

ここでひとつ留意点がある。ここで引用しているドキュメントはWorkdayの管理者向けガイドであり、あなたに向けてではなく、システムを設定する人事チームに向けて書かれたものだ。だからこそ読む価値がある。応募者向けのヘルプページが包み込むであろう安心材料抜きで、動作をそのまま記述しているからだ。ただしこれは同時に、雇用主ごとのテナントがデフォルトとは異なる設定になっている可能性があること、そしてWorkdayが定期的に新しい採用機能を投入していることも意味する。除外項目については信頼できる情報として扱い、それ以外は全体像を把握するための参考として扱うこと。

一つだけ正確にすべきこと

Workdayでの応募では毎回、「言語」と「スキル」を確認すること。ベンダー自身のドキュメントが、パーサーはこの2つを決して埋めないと明言しており、しかもこの2つこそ採用担当者が検索するフィールドだからだ。そのフォームの他の項目は、後の会話の中で修正できる。だがこの2つの項目は、そもそもその会話が実現するかどうかを決めている。

今週すでに20回目の同じフォーム入力をしているなら、HeroApplyがあなたのプロフィールからそれらを入力してくれる - - Workdayのパーサーが仕様上空欄のまま残すフィールドも含めて。